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中国药科大学采购招投标档案管理暂行办法

发布时间: 2014-09-03   作者:本站编辑   来源: 本站原创    浏览次数:

为加强和规范学校招标投标档案管理,确保归档文件资料的完整性、准确性和系统性,以利于今后有效地保管和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《中国药科大学档案管理办法》等有关法律法规和规定,结合学校实际,制定本办法。

第一条  本办法所指招标投标档案包括所有新建工程、修缮工程、仪器设备采购、软件采购、图书采购、家具采购、物业管理等采购项目,在进行采购招投标活动中直接形成具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料以及配套的电子文档。

第二条  本办法适用于万元以上各类采购招投标项目的档案管理。

第三条  由中国药科大学招投标办公室(以下简称招投标办公室)派专人负责统一收集、整理、保存工作。

第四条  归档的招标投标文件内容必须准确、齐全、完整,真实反映招标投标活动的过程。

(一)凡符合《中国药科大学招投标管理办法(试行)》第三条的项目,招标投标档案应收集、整理、归档的文件包括以下内容 :

1.招标项目申请表、经费落实批复报告等各类立项审批文件;

2.招标方式变更申请表;

3.招标公告或投标邀请书;

4.投标单位报名文件;

5.招标文件以及招标文件的澄清或修改文件;

6.评标报告;

7.考察报告;

8.中标结果公示表;

9.中标通知书;

10.中标人的投标文件、报价单(正本);

11.合同;

12.其它需存档的资料。

(二)符合《中国药科大学校内各单位自行采购管理暂行办法》要求,由各单位自行组织采购的项目,需向招投标办公室提供以下材料备案:

    1.自行采购备案表;

2.询价文件或竞价邀请文件;

3.报价文件;

4.谈判记录或会议纪要;

5.合同;

6.工程类项目需提供业务主管部门审批意见、审计室审计意见;

7.其它需存档的资料。

其中自行采购备案表、合同应提供原件,其他材料提供复印件。

第五条  招标投标过程中产生的各类文件资料由招投标办公室项目经办人及时收集、整理、保存,并在接受合同备案之日起十个工作日内,将有关收集齐全的档案材料移交招投标办公室的档案管理人员。项目经办人发生变更时,应做好交接工作。

第六条  档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。在收到归档的招标投标文件资料后,应及时登记,并认真做好文件资料的立卷、装订和集中管理工作。

第七条  归档的招标投标文件资料应字迹清楚,图表整洁,需要单位或个人签章的,其签章手续应齐备。

第八条  归档的招投标文件资料均须按照要求单独制成档案,分类放入档案盒存放。档案应放入专门的档案柜内,并做好防潮、防蛀、防火、防盗等工作,加强档案的技术保护,延长档案的使用寿命。

第九条  严格借阅、查阅档案的审批手续,查阅或借阅档案时应遵守和执行国家各项保密规定和纪律,必须履行登记、签收、注销制度。查阅时如需要摘抄或复印时,履行登记手续。借阅的档案不得拆卷、抽页、涂改、转借,按期归还,防止丢失和泄密。

第十条  档案保存期满后,应与学校档案馆联系应与学校校办综合档案室联系,按学校档

案管理相关规定处理。

第十一条  档案管理人员离开工作岗位前,应当按规定移交招标投标档案资料,不得擅自处理或带走。

第十二条  招投标办公室项目经办人及档案管理人员应按要求及时在招投标管理信息系统中整理、录入相应档案材料的电子文档。

第十三条  后勤服务集团总公司自行组织采购招标的项目档案,参照本办法自行管理备查。

第十四条  本办法自下发之日起执行,由招投标办公室负责解释。

 


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